Relire un lot de fiches produits : tableau

Quand une boutique publie vingt ou cinquante fiches, les mêmes erreurs reviennent : le même produit s'appelle de trois façons, un prix est en TTC sur une fiche et en HT sur une autre, une matière est écrite « coton » ici et « 100 % coton » là, un « délai 48 h » traîne dans une fiche de l'an dernier. Ces écarts ne sont pas graves pris un par un. Mis bout à bout, ils donnent une boutique qui semble mal tenue, et ils créent des erreurs de commande.

Relire un lot n'est pas relire chaque fiche comme un texte isolé. Il s'agit de comparer les fiches entre elles, sur des points précis, avec un tableau. Cette page donne une méthode, un tableau de contrôle, des prompts, et un exemple.

La méthode en quatre étapes

Première étape : choisir les champs à comparer. Pour une boutique, les champs sont généralement le nom du produit, l'unité, la matière, les dimensions, le prix et sa mention TTC, le délai de livraison, la garantie, et le vocabulaire de qualité employé.

Deuxième étape : extraire les valeurs. Un prompt liste, pour chaque fiche, la valeur de chaque champ, sans la modifier. Il signale les champs absents.

Troisième étape : repérer les écarts. Un tableau aligne les fiches et met en évidence les valeurs qui divergent. Un écart peut être une erreur, ou une différence légitime (deux matières différentes sont deux produits). Seul un humain tranche.

Quatrième étape : corriger à partir de la source. La correction se fait en revenant à la fiche technique du fournisseur, jamais en choisissant la version majoritaire du lot.

Le tableau de contrôle

Le tableau contient une ligne par fiche et une colonne par champ. Une colonne « à corriger » indique la valeur attendue d'après la source, et une colonne « statut » indique « ok », « écart » ou « absent ». La dernière colonne donne la source de la correction : la page du fournisseur, la date, la personne qui a validé.

Le tableau évite deux pièges. Le premier est de corriger une fiche en se fiant à ses voisines : si une fiche est fausse et que dix autres la reprennent, le lot est faux. Le second est de corriger le ton sans vérifier les faits : une phrase peut être parfaitement écrite et fausse.

Pour les règles de contenu, la fiche service-public.fr sur les informations à donner avant un achat à distance (F10467) donne les éléments à retrouver dans chaque fiche : prix en euros TTC, frais de livraison, délai, identité du vendeur. Ce sont les champs à comparer en priorité.

Les prompts à copier

Voici [nombre] fiches produits de la catégorie [catégorie], séparées par ---.
Pour chaque fiche, extrais les valeurs suivantes, sans les modifier : nom du produit, unité de vente, matière, dimensions, prix et mention TTC ou HT, délai de livraison, garantie, mots de qualité employés (naturel, durable, premium…).
Présente le résultat sous forme de tableau : une ligne par fiche, une colonne par champ. Écris « absent » quand la valeur n'existe pas.
Ne corrige rien, ne reformule rien.

[collez les fiches]

Voici le tableau d'extraction : [collez]. Repère, colonne par colonne, les écarts : mêmes produits écrits différemment, unités différentes, prix HT et TTC mélangés, délais différents pour le même type de produit, mots de qualité présents sur une fiche et absents des autres. Pour chaque écart, indique les fiches concernées. Ne décide pas de la bonne valeur.

Pour l'écart suivant : [décrivez l'écart], la fiche technique du fournisseur indique : [collez la phrase]. Propose la valeur à reprendre, en citant la phrase. Si la fiche technique ne tranche pas, écris « à vérifier avec le fournisseur ».

Exemple concret

Un lot de douze fiches de sacs de voyage. Le tableau d'extraction montre que trois fiches écrivent « 1,1 kg », deux écrivent « 1100 g », et sept n'ont pas de poids. Le contrôle signale l'écart d'unité : les deux formes sont identiques, mais l'écriture doit être unique. Le troisième prompt tranche : la fiche technique indique « 1,1 kg », donc la valeur à reprendre est « 1,1 kg », et les sept fiches sans poids sont listées comme « à compléter ».

Deux fiches indiquent « livraison sous 48 h », alors que les autres indiquent « 3 à 5 jours ouvrés ». Le contrôle ne choisit pas. Il renvoie les deux fiches vers vos conditions de vente, qui décident de la valeur.

À vérifier

• chaque correction renvoie à une source : fiche fournisseur, conditions de vente, date ;
• le prix est partout exprimé de la même façon, en TTC pour le grand public ;
• l'unité de mesure est écrite de la même façon sur toutes les fiches ;
• aucun mot de qualité n'apparaît sur une seule fiche sans justificatif ;
• les délais correspondent à vos conditions actuelles ;
• le lot relu porte une date, pour savoir quelles fiches ont été vérifiées et lesquelles ne l'ont pas été.

Pour l'écriture d'une fiche, la page sur la structure d'une fiche produit donne le plan de chaque bloc. Pour les écarts sur les allégations, la page sur les allégations à éviter donne la liste des points à contrôler.

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